Campaña de enero: 7 claves para que tu asesoría no colapse

hace 2 horas

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Cada año nos prometemos lo mismo: «este enero lo hacemos con tiempo». Y cada año acabamos el día 30 pegados a la sede de la AEAT, persiguiendo a un cliente que todavía no nos ha mandado las facturas de diciembre.

Enero concentra en pocas semanas las declaraciones del cuarto trimestre, los resúmenes anuales y el arranque del nuevo ejercicio. No se puede hacer menos trabajo, pero sí se puede ordenar. Esto es lo que hemos aprendido en el despacho para que la campaña no se nos coma.

En resumen: la campaña de enero se gana en diciembre. Segmenta la cartera, pide la documentación con fecha límite y por una sola vía, trabaja con plazos internos anteriores a los oficiales, reparte la carga, automatiza lo repetitivo y revisa los cuadres antes de presentar.

El calendario: qué vence y cuándo

En 2027 el 30 y el 31 de enero caen en sábado y domingo, así que los plazos que terminan esos días se trasladan al lunes 1 de febrero. Es un respiro de dos días, no una excusa para dejarlo todo para el final.

31 de diciembre de 2026 · 036 / 037: renuncias o revocaciones a estimación objetiva y al régimen simplificado de IVA para 2027.
13 de enero · Intrastat: operaciones intracomunitarias de diciembre.
20 de enero · 111, 115, 123 y 216: retenciones e ingresos a cuenta del cuarto trimestre.
1 de febrero · 130, 131, 303, 349 y 390: pagos fraccionados de IRPF, IVA del 4T, operaciones intracomunitarias y resumen anual de IVA.
1 de febrero · 190, 180, 193 y 184: resúmenes anuales de retenciones y entidades en atribución de rentas.
1 de marzo · 347: operaciones con terceros de más de 3.005,06 €.

Si el cliente domicilia el pago, el plazo termina unos días antes. Antes de cerrar vuestro calendario interno, confirmad las fechas en el calendario del contribuyente 2027 de la Agencia Tributaria.

1. Empieza la campaña en diciembre

Lo que se puede cerrar en diciembre no debería llegar a enero. Las renuncias y revocaciones de módulos o del simplificado se presentan este mes. También es el momento de revisar altas, bajas y cambios de régimen de los clientes. Si ya hicisteis la planificación fiscal de fin de año, aprovechad esas reuniones para avisar de lo que vais a necesitar en enero.

2. Segmenta la cartera por obligaciones

No todos los clientes presentan lo mismo. Haz una tabla sencilla con un cliente por fila y un modelo por columna: 303, 390, 349, 130 o 131, 111, 190, 115, 180 y 347. En una tarde sabrás cuánto trabajo tienes, dónde están los picos y qué clientes son más complejos.

Marca también a los clientes que suelen llegar tarde. Ya sabes quiénes son. Con ellos conviene empezar antes y ser más insistentes.

3. Pide la documentación con fecha límite y por una sola vía

El mayor cuello de botella no es la declaración, es esperar los papeles. Envía a cada cliente un aviso a mediados de diciembre con tres cosas:

Qué necesitas: facturas emitidas y recibidas, extractos bancarios, nóminas, contratos de alquiler y cualquier operación extraordinaria.
Para cuándo: una fecha interna clara, por ejemplo el 8 de enero.
Por dónde: un único canal. Un portal compartido o una carpeta por cliente, no el WhatsApp, el correo y la memoria USB a la vez.

Repite el recordatorio a principios de enero. El cliente no lo olvida por desinterés: lo olvida porque tiene un negocio que llevar.

4. Trabaja con plazos internos, no con los oficiales

Si el plazo es el 1 de febrero, tu fecha de presentación debería ser una semana antes. Los últimos días la sede electrónica va más lenta, aparecen incidencias y siempre surge un cliente con una factura que no cuadra.

Una propuesta de calendario interno:

Hasta el 8 de enero: recepción de documentación.
Hasta el 15 de enero: 111, 115 y 123 presentados.
Hasta el 25 de enero: 303, 130 o 131 y 390 presentados.
Hasta el 29 de enero: resúmenes anuales (190, 180, 193) presentados.
Febrero: 347 con calma y cierre contable.

5. Reparte la carga en el equipo

Cada cliente necesita un responsable y cada modelo una fecha. Un tablero de seguimiento, aunque sea una hoja de cálculo compartida, evita la pregunta «¿esto quién lo llevaba?».

Planificad también las vacaciones de Navidad y Reyes pensando en enero. Y no carguemos todo en la persona que «se lo sabe todo»: si se pone enferma el día 20, la campaña se para.

6. Automatiza lo repetitivo

Cada hora que no pasas tecleando la puedes dedicar a revisar. Merece la pena repasar:

Conciliación bancaria automática, en vez de puntear extractos a mano.
Facturas que llegan conectadas desde el programa de facturación del cliente, sin tener que volver a meterlas.
Recordatorios automáticos de documentación y de plazos.
Plantillas de comunicación para enviar resultados y avisos de cargo.

No hace falta cambiarlo todo de golpe. Elegir una o dos mejoras antes de enero ya se nota.

7. Revisa los cuadres antes de presentar

Los resúmenes anuales deben coincidir con lo que ya se presentó durante el año. Antes de enviar, comprobad:

390 frente a la suma de los cuatro 303.
190 frente a los cuatro 111.
180 frente a los cuatro 115.
347 frente a la contabilidad y frente al 390.

Un descuadre detectado en enero es una corrección. Detectado por Hacienda meses después, es un requerimiento.

Y al terminar, informad al cliente: qué se ha presentado, cuánto le van a cargar y cuándo. Es la mejor forma de que el próximo enero confíe en vosotros y os mande los papeles a tiempo.

Conclusión

Enero va a seguir siendo el mes más intenso del despacho, y está bien que lo sea. Lo que sí podemos evitar es el caos: las prisas del último día, los papeles que llegan tarde y los descuadres que aparecen meses después.

No hace falta aplicar las siete claves a la vez. Si este año solo te quedas con dos, que sean pedir la documentación en diciembre y adelantar una semana tus plazos internos.

¿Cómo organizáis la campaña de enero en vuestro despacho? Cuéntanoslo en los comentarios.